Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej heraosian.com oraz ze sklepu internetowego Heraosian.

Polityka obejmuje w szczególności osoby odwiedzające stronę, przeglądające ofertę, składające zamówienia, dokonujące zakupów, kontaktujące się z obsługą klienta oraz korzystające z innych funkcji dostępnych w sklepie.

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy Heraosian:

3-chōme-38-7 Asakura-chō, Maebashi-shi, Gunma-ken 371-0811, Japonia

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

E-mail: info@heraosian.com

Telefon: +81 027-496-0634

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz innymi przepisami mającymi zastosowanie do działalności prowadzonej za pośrednictwem sklepu.

W zakresie, w jakim RODO ma zastosowanie do działalności prowadzonej wobec osób znajdujących się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, dane osobowe są przetwarzane zgodnie z wymaganiami RODO.

2. Zakres Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej;

• przeglądaniem produktów i oferty sklepu;

• składaniem i realizacją zamówień;

• organizacją dostawy;

• obsługą płatności;

• obsługą zwrotów i refundacji;

• rozpatrywaniem reklamacji;

• kontaktem z obsługą klienta;

• korzystaniem z konta użytkownika, jeżeli taka funkcja jest dostępna;

• korzystaniem z formularzy kontaktowych;

• zapisaniem się do komunikacji marketingowej, jeżeli taka funkcja jest dostępna;

• korzystaniem z plików cookie i podobnych technologii.

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze strony oraz od funkcji, z których korzysta użytkownik.

3. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący sklep internetowy Heraosian pod adresem wskazanym w niniejszej Polityce.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z administratorem za pośrednictwem adresu info@heraosian.com lub numeru telefonu +81 027-496-0634.

Jeżeli dla określonego rodzaju przetwarzania zastosowanie mają dodatkowe wymagania dotyczące przedstawiciela administratora na terenie Unii Europejskiej, zostaną one spełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko;

• adres e-mail;

• numer telefonu;

• adres dostawy;

• dane potrzebne do realizacji zamówienia;

• dane wymagane do wystawienia dokumentów związanych z zakupem;

• informacje dotyczące zamówienia;

• informacje dotyczące płatności;

• informacje dotyczące zwrotów i refundacji;

• informacje dotyczące reklamacji;

• treść wiadomości kierowanych do obsługi klienta;

• dane konta użytkownika, jeżeli konto jest dostępne;

• adres IP;

• informacje o urządzeniu;

• informacje o przeglądarce;

• informacje o systemie operacyjnym;

• dane dotyczące korzystania ze strony;

• informacje zapisane za pomocą plików cookie i podobnych technologii.

Zakres danych ograniczamy do informacji potrzebnych do realizacji określonego celu przetwarzania.

Dane dotyczące płatności mogą być przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności. Jeżeli pełne dane karty płatniczej nie są przechowywane przez nas, nie wykorzystujemy ich do innych celów.

5. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe mogą pochodzić:

• bezpośrednio od użytkownika;

• z formularza zamówienia;

• z formularza kontaktowego;

• z korespondencji z obsługą klienta;

• ze zgłoszeń dotyczących zwrotów i reklamacji;

• z konta użytkownika, jeżeli jest dostępne;

• automatycznie podczas korzystania ze strony;

• od dostawców usług technicznych, płatniczych lub logistycznych w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia lub świadczenia danej usługi.

6. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:

• przyjmowania i realizacji zamówień;

• zawierania i wykonywania umów sprzedaży;

• organizacji dostawy;

• obsługi płatności;

• obsługi zwrotów i refundacji;

• rozpatrywania reklamacji;

• odpowiadania na pytania użytkowników;

• obsługi klienta;

• prowadzenia dokumentacji związanej z zamówieniami;

• wykonywania obowiązków podatkowych i rachunkowych;

• zapewnienia bezpieczeństwa strony;

• wykrywania i zapobiegania oszustwom oraz nadużyciom;

• utrzymania prawidłowego działania sklepu;

• analizy korzystania ze strony, jeżeli zastosowanie danej technologii jest zgodne z obowiązującymi przepisami;

• prowadzenia działań marketingowych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane osobowe nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z celem, dla którego zostały zebrane, bez odpowiedniej podstawy prawnej.

7. Podstawy prawne przetwarzania danych

W zależności od celu przetwarzanie danych osobowych może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 RODO.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda

Dane mogą być przetwarzane na podstawie zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.

Dotyczy to w szczególności określonych rodzajów plików cookie, działań marketingowych lub innych technologii wymagających uprzedniej zgody.

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy

Przetwarzanie danych może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, w szczególności w celu:

• realizacji zamówienia;

• organizacji dostawy;

• obsługi płatności;

• realizacji zwrotu;

• dokonania refundacji;

• kontaktu z klientem w sprawie zamówienia.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes

W określonych przypadkach przetwarzanie może być prowadzone na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

Może to obejmować w szczególności:

• zapewnienie bezpieczeństwa strony;

• ochronę systemów informatycznych;

• zapobieganie oszustwom i nadużyciom;

• dochodzenie lub obronę przed roszczeniami;

• utrzymanie prawidłowego funkcjonowania sklepu;

• ochronę interesów administratora związanych z prowadzoną działalnością.

W przypadku zastosowania tej podstawy prawnej uwzględniane są prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookie oraz podobnych technologii.

Pliki cookie mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego działania strony, obsługi koszyka, zapamiętywania ustawień, analizy korzystania ze strony oraz realizacji działań marketingowych.

Rodzaj i zakres wykorzystywanych plików cookie zależy od aktualnej konfiguracji strony.

9. Niezbędne pliki cookie

Niezbędne pliki cookie mogą być wykorzystywane do:

• prawidłowego działania strony;

• obsługi koszyka;

• utrzymania sesji;

• zapewnienia bezpieczeństwa;

• obsługi procesu zakupowego;

• zapamiętywania ustawień niezbędnych do korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

Jeżeli zastosowanie określonego pliku cookie jest niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub działania strony, może on być stosowany bez uprzedniej zgody w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

10. Analityczne i marketingowe pliki cookie

Analityczne pliki cookie mogą służyć do analizy sposobu korzystania ze strony, w tym liczby odwiedzin, odwiedzanych podstron oraz interakcji użytkowników.

Marketingowe pliki cookie lub podobne technologie mogą być wykorzystywane do prowadzenia i mierzenia skuteczności działań marketingowych.

Jeżeli dana technologia wymaga uprzedniej zgody użytkownika, zostanie uruchomiona dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Konkretne narzędzia wykorzystywane na stronie mogą się zmieniać w zależności od aktualnej konfiguracji technicznej sklepu.

11. Zarządzanie zgodą na pliki cookie

W przypadku technologii wymagających zgody użytkownik powinien mieć możliwość dokonania wyboru dotyczącego nieobowiązkowych plików cookie.

W zależności od dostępnego mechanizmu użytkownik może:

• zaakceptować wybrane kategorie plików cookie;

• odmówić zgody na nieobowiązkowe pliki cookie;

• pozostawić aktywne wyłącznie pliki niezbędne;

• zmienić wcześniejsze ustawienia;

• wycofać wcześniej udzieloną zgodę.

Samo korzystanie ze strony lub jej dalsze przeglądanie nie jest traktowane jako automatyczna zgoda na wszystkie nieobowiązkowe pliki cookie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które potrzebują dostępu do danych w celu realizacji określonych usług lub obowiązków.

W zależności od sytuacji mogą to być:

• firmy kurierskie i dostawcy usług logistycznych;

• operatorzy płatności;

• dostawcy hostingu;

• dostawcy infrastruktury informatycznej;

• dostawcy usług bezpieczeństwa;

• dostawcy narzędzi wspierających obsługę klienta;

• księgowi, doradcy prawni i inni profesjonalni doradcy;

• organy publiczne, sądy lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Zakres udostępnianych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji konkretnego celu.

W zależności od charakteru usługi dany odbiorca może działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie administratora albo jako niezależny administrator. Sposób kwalifikacji zależy od rzeczywistego celu i sposobu przetwarzania danych.

13. Przechowywanie danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lub przez okres wymagany przez przepisy prawa.

W szczególności:

• dane dotyczące zamówień i transakcji mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

• dane związane z obsługą klienta mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy;

• dane związane z reklamacjami i zwrotami mogą być przechowywane przez okres potrzebny do rozpatrzenia sprawy oraz ochrony przed ewentualnymi roszczeniami;

• dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie jest możliwe na podstawie innej podstawy prawnej;

• dane związane z plikami cookie są przechowywane zgodnie z okresem działania danego pliku lub ustawieniami zastosowanej technologii.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Środki bezpieczeństwa mogą obejmować:

• ograniczenie dostępu do danych;

• zabezpieczenia systemów informatycznych;

• stosowanie odpowiednich mechanizmów ochrony technicznej;

• monitorowanie bezpieczeństwa systemów;

• procedury dotyczące ochrony danych i reagowania na incydenty.

Ze względu na charakter komunikacji elektronicznej nie można zagwarantować całkowitego wyeliminowania wszystkich potencjalnych zagrożeń.

15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO dotyczącymi transferów danych do państw trzecich.

W zależności od konkretnej sytuacji podstawą transferu może być:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;

• standardowe klauzule umowne;

• inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO.

Sam fakt prowadzenia działalności przez podmiot mający adres w Japonii nie oznacza, że wszystkie dane osobowe są automatycznie przekazywane do Japonii.

Jeżeli konkretna usługa wykorzystywana przez sklep wiąże się z przekazywaniem danych poza EOG, zastosowane zostaną wymagane prawem mechanizmy ochrony danych.

Jeżeli przepisy RODO będą wymagały wyznaczenia przedstawiciela na terytorium Unii Europejskiej, odpowiednie obowiązki zostaną zrealizowane zgodnie z prawem.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownikowi mogą przysługiwać:

• prawo dostępu do danych;

• prawo do sprostowania danych;

• prawo do usunięcia danych;

• prawo do ograniczenia przetwarzania;

• prawo do przenoszenia danych;

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec określonych sposobów przetwarzania;

• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

• prawo związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem w przypadkach określonych przez RODO.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych obowiązujących przepisów.

17. Prawo dostępu do danych

Użytkownik może uzyskać potwierdzenie, czy jego dane osobowe są przetwarzane, a także uzyskać dostęp do danych oraz informacji wymaganych przez RODO.

18. Prawo do sprostowania danych

Użytkownik może żądać poprawienia danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych niekompletnych.

19. Prawo do usunięcia danych

W przypadkach określonych przez RODO użytkownik może żądać usunięcia danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. W szczególności określone dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli obowiązek ich przechowywania wynika z przepisów prawa albo dalsze przetwarzanie jest oparte na innej podstawie prawnej.

20. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W przypadkach określonych przez RODO użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych.

21. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli spełnione są warunki określone w RODO, użytkownik może otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.

22. Prawo do sprzeciwu

W przypadkach przewidzianych przez RODO użytkownik może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego użytkownik może wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

23. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Jeżeli w konkretnym przypadku dane byłyby wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają, zastosowanie mają prawa przewidziane w RODO.

Jeżeli takie przetwarzanie będzie prowadzone, użytkownik zostanie poinformowany o nim w zakresie wymaganym przez prawo.

24. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody nie powoduje automatycznego usunięcia danych, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo lub jest możliwe na podstawie innej podstawy prawnej.

W przypadku zgody na nieobowiązkowe pliki cookie użytkownik może zmienić swoje preferencje za pośrednictwem dostępnego mechanizmu zarządzania zgodami.

25. Jak skorzystać ze swoich praw

W celu skorzystania z praw związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z administratorem:

E-mail: info@heraosian.com

Wniosek powinien, w miarę możliwości, zawierać:

• imię i nazwisko;

• opis żądania;

• informacje pozwalające zidentyfikować sprawę;

• inne informacje potrzebne do prawidłowego rozpatrzenia wniosku.

W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Weryfikacja tożsamości będzie ograniczona do informacji niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Na żądania dotyczące praw wynikających z RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od ich otrzymania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Jeżeli dojdzie do przedłużenia terminu, użytkownik zostanie poinformowany o przyczynie przedłużenia.

26. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W przypadku osób korzystających z ochrony w Polsce właściwym organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Prawo do wniesienia skargi może zostać wykonane niezależnie od możliwości wcześniejszego skontaktowania się z administratorem.

27. Dane osób małoletnich

Sklep nie jest przeznaczony do celowego pozyskiwania danych osobowych dzieci.

Jeżeli dane osoby małoletniej zostaną przekazane za pośrednictwem strony, będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

W przypadku uzyskania informacji o przetwarzaniu danych w sposób sprzeczny z obowiązującymi wymaganiami podejmiemy odpowiednie działania zgodnie z prawem.

28. Zmiany w Polityce prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami:

• przepisów prawa;

• sposobu funkcjonowania strony;

• oferowanych usług;

• wykorzystywanych technologii;

• sposobu przetwarzania danych;

• dostawców usług wykorzystywanych przez sklep.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana na stronie internetowej.

Jeżeli zmiana będzie wymagała dodatkowego poinformowania użytkowników zgodnie z obowiązującymi przepisami, zastosujemy odpowiedni sposób przekazania informacji.

29. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki prywatności, przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami:

E-mail: info@heraosian.com

Telefon: +81 027-496-0634

Adres: 3-chōme-38-7 Asakura-chō, Maebashi-shi, Gunma-ken 371-0811, Japonia

Godziny kontaktu: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00 czasu polskiego